Problemet
Excel, papper och huvudräkning.
Schemat görs om varje period, timmarna räknas för hand, och när någon byter pass finns det tre versioner av sanningen: på väggen, i gruppchatten och i chefens huvud.
03 · Schema
Schemat efter era regler, i allas telefoner.
Butikschefer lägger timmar i veckan på schemat i Excel, och ändå står det fel. Vi bygger ert schema som en rullande rotation efter butikens egna regler: öppettider, vem som får öppna, timmål per person, raster och vila, röda dagar. Publicerat dit personalen tittar, och som en utskrift där alla hittar sin rad.
Problemet
Reglerna sitter i huvudet på chefen.
Elva timmars dygnsvila, 36 timmars veckovila, rast efter fem timmar, timmål per person, vem som får öppna. Det är chefen som ska komma ihåg allt, varje gång.
Problemet
Systemen är byggda för de stora.
Licens per anställd, tolv månaders bindning och "för många klick". Handels egen rapport 2026 visar att sex av tio butiksanställda störs dagligen av krångliga system, och bara en av fyra har fått utbildning i dem.
Så gör vi
Grundschemat byggs en gång. Sedan rullar det.
De flesta butiker har ett mönster som upprepar sig var fjärde vecka. Vi lägger in era regler och bygger rotationen så att den klarar dem, verifierat innan den publiceras. Sedan är schemat inte ett jobb varje period, det är ett mönster som rullar och justeras när något ändras.
Era regler, inlagda en gång
Öppettider per veckodag, öppnings- och stängningspass, vem som får öppna, timmål per person och period, obetald rast, röda dagar med söndagstider. Reglerna sparas med schemat, inte i huvudet på den som råkar göra det.
Rotationen verifieras mot reglerna
Innan en period publiceras kollar schemat att ingen får för lite dygnsvila eller veckovila, att rasterna ligger rätt, att timmålen går ihop och att varje dag har någon som öppnar och någon som stänger. Ett schema som bryter mot reglerna går inte att publicera av misstag.
Publicerat dit personalen tittar
En adress i telefonen som visar mitt schema och hela butikens. En utskrift med en rad per person, så att man hittar sin egen rad och läser åt höger. Passen kan läggas in i telefonens kalender.
Byten och önskemål utan gruppchatt
Önskemål inför nästa period och förslag på byten lämnas i samma vy. Chefen ser dem samlade när perioden läggs, i stället för i tjugo meddelanden.
Timmar per person, klart för lönen
Timmarna summeras per person, vecka och period, med diff mot målet, och exporteras som PAXml, standardfilen som Fortnox, Visma Lön, Hogia och Crona läser in. Behöver ni stämpelklocka med GPS och automatisk OB-beräkning kopplar vi in ett system som klarar det, se nedan.
Exempel · en butik, fem anställda
Rullande fyra veckor
En butik i en sängkedja: fem anställda på 75, 50, 50 procent och två timanställda. Måndag öppnar 09:40 för morgonmötet, röda dagar får söndagstider, rasten är 60 minuter på pass över sex timmar. Rotationen klarar allt det, verifierat.
Grönt öppnar, gult stänger, ljust mitt på dagen. Varje ruta är ett pass, varje rad en vecka.
Reglerna schemat klarar
- Dygnsvila
- Minst 11 timmar mellan två pass
- Veckovila
- Minst 36 timmar sammanhängande per sjudagarsperiod
- Rast
- Aldrig mer än fem timmar i följd utan rast
- Framförhållning
- Perioden publiceras minst två veckor i förväg
- OB-tider
- Kvällar, sena kvällar och söndagar markeras så att kostnaden syns innan schemat publiceras
- Era egna
- Öppning, stängning, timmål, vem som får öppna, röda dagar, minsta bemanning per timme
Nivåerna följer arbetstidslagen och Detaljhandelsavtalet och stäms av mot ert avtal innan de läggs in.
När ni behöver mer
Stämpelklocka och lönefil? Då sätter vi upp rätt system åt er.
Behöver ni stämpling med GPS, automatisk OB-beräkning enligt hela Detaljhandelsavtalet och attestflöden är det ett jobb för ett system som lagt år på just det: Timeplan, Quinyx eller Planday. Vi bygger inte om det.
Det vi gör är det som avgör om införandet lyckas: vi hjälper er välja, lägger in era regler och rotationer, kopplar det till personalrummet och utbildar personalen i det, med samma slags utbildning som resten av materialet. För det är där det brukar gå fel. Bara en av fyra butiksanställda har fått utbildning i ny teknik, enligt Handels rapport 2026.
Rätt storlek på lösningen. Inte den största.
Skicka oss schemat ni har i dag.
Vi bygger hela rotationen efter era regler och visar den inom en vecka. Ni bestämmer när ni sett den. Gillar ni den inte kostar det ingenting.